Podstawy funkcjonowania OSP

1.Podstawy prawne funkcjonowania OSP

Ochotnicze Straże Pożarne funkcjonują w oparciu o Ustawę z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. Nr 79 poz. 855 z późn. zm.) oraz Ustawę z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380 z późn. zm.). Szczegółowe informacje związane z ich funkcjonowaniem określa statut OSP, który zawiera m. in. cele i zadania OSP, prawa i obowiązki poszczególnych członków, obowiązki władz OSP, regulacje dotyczące tworzenia majątku OSP.

 

2. Władze OSP i ich obowiązki

Zgodnie ze statutem OSP władzami stowarzyszenia są: Walne Zebranie, Zarząd oraz Komisja Rewizyjna.

2.1. Walne Zebranie

Walne Zebranie członków jest najwyższą władzą OSP. Walne zebranie może być zwyczajne, sprawozdawcze oraz nadzwyczajne. Zwyczajne walne zebranie zwoływane jest raz na kilka lat (zobacz Statut), a walne zebranie sprawozdawcze raz na rok. Zebranie to zwołuje zarząd, który zawiadamia członków co najmniej kilka dni przed zebraniem (zobacz Statut). W przypadku nadzwyczajnego walnego zebrania zwoływane jest ono przez zarząd OSP z własnej inicjatywy, na żądanie komisji rewizyjnej OSP lub na żądanie określonej liczby członków OSP (zobacz Statut). Nadzwyczajne walne zebranie członków OSP powinno się odbyć w terminie nie dłuższym niż jeden miesiąc od zawiadomienia. Nadzwyczajne walne zebranie może odwołać członka zarządu lub komisji rewizyjnej przed upływem kadencji i powołać na jego miejscu nowego członka, do czasu odbycia zwyczajnego walnego zebrania. OSP powinno także pamiętać, iż przebieg walnego zebrania oraz wszystkie podjęte na nim uchwały powinny zostać wpisane do księgi protokołów.

Walne Zebranie jest uprawnione do:

– podejmowania uchwał o zmianach i rozwiązaniu OSP;
– rozpatrywania i zatwierdzania sprawozdania zarządu i komisji rewizyjnej z ich działalności;
– uchwalania rocznego planu działalności i budżetu OSP;
– ustalania wysokości składki członkowskiej oraz podejmowanie decyzji o jej zmianie;
– podejmowania uchwał w sprawie udzielania absolutorium dla ustępującego zarządu na wniosek komisji rewizyjnej;
– rozpatrywania odwołań od decyzji zarządu oraz innych spraw i wniosków zgłoszonych przez członków OSP;
– podejmowania uchwał o wystąpieniu ze Związku OSP;
– podejmowania uchwał w sprawie nabycia i zbycia nieruchomości oraz ich obciążeniu, a także o nabyciu i zbyciu środków trwałych;
– podejmowania uchwał w sprawie przyjęcia zapisów i darowizn;
– walne zebranie członków w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków uchwala zmianę statutu i rozwiązanie OSP (większością 2/3 głosów).

2.2. Zarząd OSP

Zarząd OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków (na miejsce ustępujących) w liczbie nie przekraczającej 1/3 ustalonego składu. Posiedzenia zarządu odbywają się co najmniej raz na kwartał i zwoływane są przez prezesa. Prezes lub wiceprezes i skarbnik mają prawo do podpisywania umów, pełnomocnictw oraz wszelkich dokumentów finansowych.

Do zadań Zarządu OSP należy:

– realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania;
– zwoływanie walnego zebrania;
– niezwłoczne zawiadomienie sądu rejestrowego i organu nadzorującego o zmianie statutu;
– informowanie sądu rejestrowego i organu nadzorującego o swoim składzie, miejscu zamieszkania członków, a także o adresie siedziby OSP najpóźniej w ciągu miesiąca od momentu wyboru lub wprowadzenia zmian;
– udzielanie wyjaśnień organowi nadzorującemu oraz udostępnienie do przejrzenia w lokalu OSP dokumentów związanych z jej działalnością;
– opracowywanie projektów rocznego planu działalności i budżetu OSP oraz składanie sprawozdań z ich wykonania walnemu zebraniu;
– zaciąganie w imieniu OSP zobowiązań finansowych; – przyjmowanie i skreślanie z listy członków OSP;
– przyznawanie wyróżniającym się członkom dyplomów i nagród oraz występowanie w wnioskiem o przyznanie odznaczeń i nagród;
– organizowanie młodzieżowych i kobiecych drużyn OSP, zespołów kulturalno-oświatowych i sportowych;
– dokonywanie ocen realizacji przez poszczególnych członków OSP powierzonych zadań;
– rozstrzyganie sporów między członkami, wynikającymi z ich przynależności do OSP;
– wykonywanie innych zadań wynikających z postanowień statutu, a nie przypisanych kompetencjom walnego zebrania;
– zarząd OSP może złożyć, z własnej inicjatywy lub na żądanie 1/2 ogólnej liczby członków, wniosek o zmianę statutu i rozwiązanie OSP.

2.3. Komisja Rewizyjna OSP

Prawa członków Komisji Rewizyjnej:

– swobodny wstęp do wszystkich pomieszczeń i obiektów stanowiących własność OSP lub będących w jej użytkowaniu;
– żądanie dostępu do wszelkiej dokumentacji prowadzonej przez zarząd OSP oraz jej poszczególnych członków;
– żądanie składania oświadczeń i wyjaśnień przez członków zarządu OSP;
– uczestniczenie z głosem doradczym z posiedzeniach zarządu OSP;
– uczestniczenie w kontrolach przeprowadzanych w OSP przez organy kontrolne (np. Urząd Skarbowy, Komisję Rewizyjną Zarządu Oddziału Gminnego);
– korzystanie z pomieszczeń i urządzeń przysługujących członkom władz OSP;
– zwoływanie posiedzeń nadzwyczajnych z własnej inicjatywy, na wniosek komisji rewizyjnej jednostki nadrzędnej (Komisji Rewizyjnej Zarządu Oddziału Gminnego) lub na wniosek co najmniej dwóch członków komisji rewizyjnej;
– powoływanie w drodze uchwały do zespołu przeprowadzającego kontrolę doradców/fachowców;
– możliwość zwrócenia się do komisji rewizyjnej wyższego stopnia (oddziału gminnego/powiatowego/wojewódzkiego) o udzielenie pisemnej opinii lub pomocy w problemowej sprawie;

Zadania Komisji Rewizyjnej:

– przeprowadzenie co najmniej raz w roku kontroli całokształtu działalności statutowej OSP ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich;
– składanie na walnym zebraniu sprawozdania z przeprowadzonych kontroli wraz z oceną działalności OSP;
– przedstawianie zarządowi uwag i uwag dotyczących jego działalności;
– wnioskowanie o udzielenie absolutorium ustępującemu zarządowi.
– składanie wniosków i uwag zarządowi OSP, prezesowi i naczelnikowi dotyczących ich działalności;
– składanie sprawozdań ze swojej działalności na walnym zebraniu OSP;
– przedstawianie wniosku w sprawie udzielenia absolutorium ustępującemu zarządowi.

Obowiązki Komisji Rewizyjnej:

– opracowywanie planu pracy, który powinien zawierać: terminy posiedzeń, tematykę posiedzeń, osobę odpowiedzialną za przygotowanie i przebieg posiedzeń, terminy kontroli, rodzaj kontroli;
– kontrolowanie przynajmniej raz w roku prowadzonej przez zarząd OSP podstawowej dokumentacji organizacyjnej i statutowej, ewidencji członków oraz zgodności ich zgodności ze statutem i obowiązującymi przepisami.
– kontrolowanie przynajmniej raz w roku prowadzonej przez zarząd OSP oraz osoby odpowiedzialne dokumentacji finansowej, materiałowej, jej ewidencji pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami;
– badanie celowości ponoszonych wydatków;
– badanie prawidłowości i celowości wykorzystywanych przez członków OSP materiałów, przedmiotów oraz środków trwałych;
– analizowanie źródeł dochodów własnych OSP;
– sprawdzanie zakresu udzielanej członkom OSP pomocy;
– sporządzanie z posiedzeń i przeprowadzanych kontroli protokołu lub notatki, które powinny zawierać: imienny wykaz osób uczestniczących w posiedzeniu/kontroli, porządek dzienny obrad lub zakres tematyczny kontroli, wnioski, zalecenia;
– kontrolowanie stanu zabezpieczenia bhp w jednostce operacyjno-technicznej OSP;

Członek komisji rewizyjnej nie może pełnić jednocześnie żadnej funkcji w zarządzie OSP. Osoba ta nie może być też małżonkiem członka zarządu oraz pozostawać z członkami zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia.

 

3. Zarząd OSP

W skład Zarządu OSP wchodzi prezes, od 2 do 3 wiceprezesów, sekretarz, skarbnik i naczelnik. OSP może także zadecydować o włączeniu w skład swojego Zarządu gospodarza oraz kronikarza, co nie jest obligatoryjne. Jeżeli chodzi o uprawnienia oraz obowiązki poszczególnych osób sprawujących funkcje w Zarządzie zostały opisane w kolejnych podrozdziałach.

3.1. Prezes

Prezes Zarządu reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje całokształtem prac Zarządu OSP. Do kompetencji Prezesa należy także zwoływanie posiedzeń Zarządu OSP oraz przewodniczenie na tych zebraniach. Funkcja Prezesa wiąże się z odpowiedzialnością za sprawy finansowe, gdyż to on w imieniu Zarządu OSP (wraz ze Skarbnikiem OSP) podpisuje umowy, akty, pełnomocnictwa oraz dokumenty finansowe, po uprzednim otrzymaniu akceptacji Zarządu OSP. Prezes ma także obowiązek złożyć Walnemu Zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez Zarząd OSP za dany rok. Poza tym Prezes jest zobowiązany do informowania władz samorządowych, czy też Związku OSP RP o prowadzonej przez OSP działalności oraz problemach, które są z tym związane.

3.2. Naczelnik OSP

Obowiązki Naczelnika OSP:

– wnioskowanie do zarządu OSP o wyznaczenie członków do wykonywania zadań operacyjno-technicznych;
– organizowanie i prowadzenie podstawowego szkolenia pożarniczego członków OSP, drużyn młodzieżowych kobiecych OSP;
– czuwanie nad przestrzeganiem dyscypliny organizacyjnej przez członków OSP; – kierowanie przeciwpożarową działalnością zapobiegawczą;
– kierowanie OSP w przeprowadzanych akcjach ratowniczo-gaśniczych;
– dysponowanie sprzętem i urządzeniami pożarniczymi OSP oraz nadzorowanie ich prawidłowej eksploatacji i konserwacji;
– opracowywanie opinii i wniosków w sprawie stanu ochrony przeciwpożarowej miejscowości oraz wyposażenia OSP w sprzęt techniczny i inne środki;
– stosowanie wyróżnień (pochwała ustna, pochwała w rozkazie naczelnika, wystąpienie do Zarządu OSP o przyznanie nagrody, sporządzenie wniosku o nadanie odznaczenia lub odznaki) za wzorowe wykonywanie zadań operacyjno-technicznych przez członków OSP;
– stosowanie środków dyscyplinarnych (upomnienie ustne, nagana w rozkazie naczelnika, wystąpienie do zarządu OSP o wykluczenie członka z OSP) za niewłaściwe wykonywanie zadań operacyjno-technicznych przez członków OSP.
– kierowanie JOT;
– pełnienie funkcji wiceprezesa.

3.3. Sekretarz OSP

Sekretarz OSP zobligowany jest do prowadzenia ewidencji uchwał i protokołów z posiedzeń Walnych Zebrań i Zarządu OSP. Sekretarz realizuje zadania związane z przygotowaniem posiedzeń Walnego Zebrania oraz Zarządu OSP, a także sporządza projekty uchwał na posiedzenia. Do kompetencji Sekretarza OSP należy także czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów przychodzących z zewnątrz oraz sporządzanie innych dokumentów współpracując z pozostałymi członkami Zarządu OSP.

3.4. Skarbnik OSP

Do obowiązków Skarbnika OSP należy:

a) prowadzenie na bieżąco Książki Skarbnika oraz pozostałej dokumentacji finansowej;
b) podpisywanie wraz z Prezesem umów, aktów, pełnomocnictw oraz innych dokumentów finansowych;
c) nadzorowanie opłacania składek przez członków OSP (systematyczność wpłat) oraz prowadzenie w związku z tym odpowiedniej ewidencji;
d) prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym CIT-8;
e) sporządzanie sprawozdań finansowych z prowadzonej działalności (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa);
f) odpowiadanie za gospodarkę finansową OSP m. in. przestrzeganie prawidłowego wydatkowania środków finansowych przez Zarząd OSP;
g) opracowywanie rocznego planu finansowego na dany rok oraz sprawozdania z wykonania planu (informacje te przedstawiane są na Walnym Zebraniu członków OSP);
h) złożenie oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności w związku z pełnioną funkcją.

3.5. Gospodarz OSP

Gospodarz OSP jest przede wszystkim odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji majątku OSP, do czego służy mu Książka Inwentarzowa. Gospodarz OSP dba o utrzymanie porządku w pomieszczeniach użytkowanych przez OSP oraz współpracuje z Naczelnikiem OSP w zakresie konserwacji sprzętu oraz wyposażania członków OSP.

3.6. Kronikarz OSP

Do obowiązków kronikarza należy przede wszystkim prowadzenie na bieżąco kroniki OSP oraz dokumentowanie historii jednostki.

4. Członkowie OSP

Członkowie OSP dzielą się na: członków zwyczajnych (w tym członków młodzieżowych i kobiecych drużyn pożarniczych), członków wspierających oraz członków zwyczajnych.

4. 1. Członkowie zwyczajni

Członkiem zwyczajnym OSP może być osoba pełnoletnia będąca obywatelem Polski lub cudzoziemiec mający stałe miejsce zamieszkania na terytorium Polski, którzy nie zostali pozbawieni praw publicznych. Członkiem czynnym OSP może być także małoletni w wieku od 16 do 18 lat oraz małoletni poniżej 16 lat (za zgodą przedstawiciela ustawowego).

Członek zwyczajny składa przyrzeczenie o następującej treści: „W pełni świadom obowiązków strażaka – ochotnika uroczyście przyrzekam czynnie uczestniczyć w ochronie przeciwpożarowej majątku narodowego, być zdyscyplinowanym członkiem ochotniczej straży pożarnej, dbałym o jej godność, ofiarnym i mężnym w ratowaniu życia ludzkiego i mienia”.

Prawa członków zwyczajnych:

– możliwość wybierania i bycia wybieranym do władz OSP (nie dotyczy to małoletnich poniżej 16 roku życia);
– możliwość uczestniczenia w walnym zebraniu z prawem głosu;
– możliwość wysuwania postulatów i wniosków wobec władz OSP;
– możliwość korzystania z urządzeń i sprzętu będącego własnością OSP;
– używanie munduru, dystynkcji oraz odznak.

Obowiązki członków zwyczajnych:

– aktywne uczestniczenie w działalności OSP;
– przestrzeganie postanowień statutu, regulaminów oraz uchwał zatwierdzonych przez władze OSP;
– podnoszenie poziomu wiedzy pożarniczej poprzez udział w szkoleniach;
– dbanie o mienie OSP;
– regularne opłacanie składek członkowskich.

4.2. Członkowie wspierający

Członkiem wspierającym może być osoba fizyczna i osoba prawna, bez względu na jej miejsce zamieszkania lub siedzibę, która zadeklaruje wspomaganie działalności OSP finansowo lub w innej formie. Członek wspierający opłaca składkę członkowską w zadeklarowanej przez siebie wysokości oraz ma prawo uczestniczenia w pracach i imprezach organizowanych przez OSP oraz z głosem doradczym w walnym zebraniu.

4.3. Członkowie honorowi

Członkiem honorowym może być osoba fizyczna, bez względu na miejsce zamieszkania, która szczególnie zasłużyła się dla ochrony przeciwpożarowej. Tytuł członka honorowego nadaje walne zebranie. Członek honorowy ma prawo uczestniczenia w pracach i imprezach organizowanych przez OSP oraz z głosem doradczym w walnym zebraniu.

 

5. Jednostka operacyjno-techniczna

OSP spośród pełnoletnich członków zwyczajnych tworzy jednostkę operacyjno-techniczną (JOT), której celem jest udział w akcjach ratowniczych i zabezpieczających przeprowadzanych w czasie pożarów i innych działań (m. in. klęsk żywiołowych, katastrof, zagrożeń ekologicznych). JOT kieruje naczelnik przy pomocy zastępcy naczelnika, dowódcy plutonu, dowódcy sekcji.

5.1. Zadania JOT:
– udział w akcjach ratowniczych;
– rozpoznawanie zagrożeń oraz podejmowanie czynności ograniczających ich skutki;
– utrzymanie w należytym stanie posiadanego zaplecza logistycznego niezbędnego do działań ratowniczych;
– utrzymanie w gotowości bojowej posiadanego sprzętu i wyposażenia wykorzystywanego do działań ratowniczych i zabezpieczających;
– współdziałanie z innymi służbami i jednostkami ratowniczymi (jednostki ratowniczo-gaśnicze PSP, policja, OSP);
– prowadzenie szkoleń dla ratowników OSP oraz szkoleń dla osób obsługujących sprzęt;
– współdziałanie w przeglądach prewencyjnych organizowanych przez gminę;
– uczestniczenie w rekrutacji oraz przygotowaniu nowych członków czynnych OSP do służby.

 

6. Obowiązki sprawozdawcze OSP

Ochotnicze Straże Pożarne mają obowiązek sporządzania sprawozdań zarówno finansowych jak i sprawozdań z prowadzonej działalności:

a) Do dnia 31 marca OSP ma obowiązek złożyć do Urzędu Skarbowego zeznanie CIT-8 za poprzedni rok sprawozdawczy, które zawiera informację o wysokości osiągniętego dochodu przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych. W sytuacji, kiedy OSP korzysta ze zwolnień podatkowych, musi dodatkowo wypełnić załącznik CIT-8/0, który zawiera informację o odliczeniach od dochodu i od podatku oraz o dochodach wolnych i zwolnionych od podatku. Jeżeli dana OSP osiągnęła w danym roku dochód z tytułu darowizn przekraczający 15 000,00 zł lub jeżeli suma wszystkich darowizn otrzymanych od jednego darczyńcy przekroczyła 35 000,00 zł, to taka jednostka musi także wypełnić załącznik CIT-D, który stanowi informację podatnika podatku dochodowego od osób prawnych o otrzymanych/przekazanych darowiznach. Przekroczenie terminu złożenia wymienionych wcześniej deklaracji spowoduje naliczenie przez właściwy Urząd Skarbowy kary finansowej, co narazi jednostkę na dodatkowe koszty;
b) W terminie 10 dni od zebrania sprawozdawczego OSP ma obowiązek złożyć do Urzędu Skarbowego sprawozdanie finansowe, na które składa się: bilans, rachunek wyników oraz informacja dodatkowa;
c) W terminie 7 dni od zebrania sprawozdawczego OSP ma obowiązek dostarczyć do Zarządu Oddziału Gminnego następujące dokumenty:

  • protokół;
  • listę obecności członków OSP i MDP uprawnionych do głosowania;
  • sprawozdanie z działalności;
  • sprawozdanie finansowe i plan finansowy, sprawozdanie finansowe OSP prowadzącej działalność statutową;
  • raport OSP;
  • plan działalności;
  • uchwały i inne dokumenty.
    Dokumenty wymienione w podpunkcie c można znaleźć na stronie internetowej Zarządu Głównego OSP: http://zosprp.pl

 

7. Obowiązkowa dokumentacja prowadzona przez OSP

Działalność Ochotniczych Straży Pożarnych związana jest z koniecznością prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, która pozwala ocenić prowadzoną przez nie działalność. Do podstawowych dokumentów zaliczamy: Książkę Skarbnika, Książkę Pracy OSP, Książkę Naczelnika oraz Książkę Inwentarzową.